Правительство Удмуртии внедряет интеллектуальные сервисы Directum для обработки входящей корреспонденции

Цифровизация внутренних процессов в Удмуртской Республике началась более 10 лет назад. В основу инфраструктуры заложен пул решений Directum: информационные системы используются для электронного документооборота государственных органов, оказания государственных и муниципальных услуг и пр.

Правительство УР совместно с Министерством информатизации и связи УР продолжает развивать возможности информационных систем. В 2022 году стартовал проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции.

В АГиП УР ежегодно поступает около 46 000 писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут:

• 14 минут уходит на сортировку почты, проверку дублей, вычитку и заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК);
• еще 6 минут занимают подготовка и согласование проекта резолюции.

Далее проект резолюции направляется на рассмотрение Главе республики или Председателю Правительства.

Основная цель проекта — сократить трудозатраты делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до 5 минут, что позволит сконцентрироваться на других задачах.

Цель достигается за счет подключения интеллектуальных инструментов Directum Ario к нескольким этапам процесса:

• проверке входящих писем на дубли;
• заполнению реквизитов и регистрации РКК;
• формированию шаблона текста проекта резолюции на основе исторических данных и заполненных реквизитов РКК; определению ответственного исполнителя.

В результате удалось оптимизировать регламент обработки входящего письма и сократить время обработки входящих документов.

Показатели эффективности внедрения:

• 80% — корректность автоматического заполнения реквизитов РКК входящих писем, поступающих по электронной почте и в бумажном виде;
• 91% — корректность автоматического заполнения шаблона текста содержания проекта поручения;
• 67% — корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции.

В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.