Directum RX во Владимирской области: цифровизация, импортозамещение и интеллект

В 2022 году в органах власти Владимирской области оформилась потребность перейти на импортонезависимую масштабируемую систему электронного документооборота. При миграции важно было сохранить возможности исторической системы.

Ключевые задачи:

• оптимизировать текущие бизнес-процессы и адаптировать под них программный продукт;
• повысить удобство и оперативность работы с документами для руководителей за счет подключения мобильного приложения Directum Solo;
• реализовать в новой системе то, чего не хватало пользователям в Alfresco;
• сократить бумажный документооборот;
• настроить необходимые интеграции — с МЭДО, OpenLDAP, мессенджером Jabber;
• подключить механизмы искусственного интеллекта Directum Ario к обработке входящих документов

В Правительстве области особое внимание уделили сокращению действий регистраторов. Большая часть документов заносится в систему автоматически: поступившие по МЭДО — с помощью решения «Интеграция с МЭДО», а материалы от организаций, подключенных к системе Правительства ВО, — через встроенный механизм обмена внутри Directum RX.

Одной из особенностей проекта стал этап пилотирования, когда систему постепенно запустили в Администрации Губернатора и еще в двух министерствах. Пользователи, не отрываясь от основных задач, параллельно стартовали работу с частью документов в Directum RX.

Благодаря такому подходу многие замечания и пожелания работников удалось обработать до начала опытной эксплуатации. Пилотирование помогло проверить выполненные адаптации, провести первое нагрузочное тестирование.

Для настройки интеграции с Интернет-приемной и порталом Правительства области на стороне внешних систем, а также технических работ по установке и настройке экземпляров Directum RX привлекались специалисты компаний Прагматик (г. Иваново) и ЭлРос (г. Владимир).

Результаты внедрения:

• Оптимизировали текущие процессы, перевели их в Directum RX. Сохранили часть возможностей исторической СЭД, при этом учли большое количество пожеланий пользователей к прежней системе.
• Подключили мобильное приложение Directum Solo, удобство работы в котором уже оценили некоторые представители Правительства.
• Значительно сократили бумажный документооборот: ряд руководителей теперь рассматривает документы исключительно в электронном виде, а в большинстве организаций полностью отказались от ведения журналов регистрации на бумаге.

Уже через неделю после начала тиражирования к освоению Directum RX присоединились более 40 организаций, а сейчас их больше 50. Многие сотрудники отмечают высокую скорость процессов.

Сегодня система активно эксплуатируется, ежедневно в ней работают более 800 пользователей, которые создают более 2000 документов.